Система электронного документооборота представляет собой программное обеспечение, которое устанавливается на ПК, или облачный сервис, не требующий установки. С помощью СЭД компании организуют внутренний и внешний электронный документооборот. Для обмена документами в электронном виде используется электронная подпись, наделяющая электронные документы юридической значимостью.

Компании, выбравшие электронную систему управления документооборотом, отмечают сокращение времени на обработку и подготовку отчётных документов. Файлы передаются мгновенно как внутри организации, так и при работе с контрагентами. При использовании СЭД экономятся время и ресурсы за счёт уменьшения затрат на бумагу, копировальные расходники, канцелярию и другие расходные матералы, а также услуги курьерской службы. Система электронного документооборота позволяет создавать, изменять и отправлять практически любой юридически значимый документ в электронном виде, при условии соблюдения законодательных требований.

Классификация СЭД

Системы электронного документооборота предназначены для решения конкретных задач.

По этому критерию их можно разделить на следующие виды:

• ЭДО регистрационного типа
• формирующие цифровую документацию
• позволяющие автоматизировать работу с архивами
• для контроля работы устройств для хранения информации
• для обработки документов в цифровом виде
• для управления архивными данными

Выбирая СЭД для работы с электронными документами, необходимо учитывать потребности, технические цели и бизнес-задачи организации, а также наличие базовых опций системы.

В основной перечень таких опций входят:

• формирование, редактирование, комментирование, распознавание, регистрация, согласование и подписание документов
• организация единого электронного архива с функцией поиска файлов
• возможность протоколирования действий и формирования отчетности
• поддержка разграниченного доступа сотрудников к документации
• оформление резолюций и контроль за исполнением

Переход на ЭДО и внедрение СЭД обеспечивает следующие преимущества:

• увеличение эффективности деятельности предприятия и скорость принятия решений
• обеспечение экономии на базовых процессах и отдельных операциях
• сокращение рисков, роста прибыли и показателя ROI
• уменьшение материальных затрат

К процессу внедрения СЭД необходимо подойти комплексно. Выбор системы ЭДО, приобретение лицензии и установка необходимого ПО на рабочие места это только завершающий этап. Перед этим необходимо провести анализ бизнес-процессов, определить, под какие задачи предприятия должна быть адаптирована СЭД, перевести делопроизводство в электронный формат.

Внедрение СЭД было произведено в следующем порядке:

1. Был проведена анализ бизнес-процессов и изучен регламента по работе с документами
2. Подготовлена нормативная база для перехода на ЭДО — положения об ЭДО и приказа о переходе на ЭДО
3. Заключен договор с оператором электронного документооборота, СЭД которого используется
4. Подготовлены рабочие места: установлено необходимое ПО и интегрировано с корпоративной информационной системой
5. Было проведено тестирование и оценка СЭД, а также ситема была введена в опытную эксплуатацию
6. Было проведено обучение персонала работе с электронными документами в СЭД