МЭДО - это единая межведомственная система электронного документооборота, которая представляет собой федеральную информационную систему для автоматизированного обмена электронными документами в защищенном режиме между Администрацией президента РФ, Аппаратом правительства РФ, федеральными органами исполнительной власти и органами исполнительной власти субъектов РФ, а также информирования высших органов государственной власти о ходе исполнения поручений. Данная система обеспечивает взаимодействие между государственными органами власти, включая обмен электронными документами и уведомлениями, содержащими информацию об этапах работы с документами, отправленными по МЭДО.

На данный момент, НИУ ВШЭ осуществляет взаимодействие с Аппаратом Правительства РФ непосредственно через систему электронного документооборота на базе 1С: Документооборот, известная как СЭД (подробнее о внедрении и доработке СЭД смотрите здесь). Данное решение значительно оптимизировало процессы, связанные с передачей документов между организациями. Подключение к МЭДО обеспечивает прозрачность в обработке отправленной корреспонденции адресатом, позволяет отслеживать статус документов, снижает вероятность ошибок при оформлении документации через автоматическое создание писем, и исключает риски, связанные с возможной потерей документов при обработке операторами почтовой связи.

При поддержке Управления делами НИУ ВШЭ, было проведен ряд комплексных мероприятий с целью обеспечения эффективного функционирования системы МЭДО в университете. В 2021 году началось внедрение МЭДО, когда были поставлены основные задачи этого процесса, а также были разработаны требования к системе электронного документооборота (СЭД) для обеспечения интеграции с МЭДО. Начиная с июня 2022 года были внесены существенные усовершенствования в СЭД, которые позволили выполнять подготовку, согласование, подписание и отправку документов через систему МЭДО непосредственно из СЭД. Реализация этой системы была значительным достижением, сопряженным с решением масштабных задач.

Что было реализовано в ходе подключения МЭДО

• Электронные бланки для исходящих писем, а также их учет в СЭД
• Автоматическое формирование печатной формы исходящего документа по заданным условиям непосредственно в СЭД
• Динамическое размещение штампа электронной подписи
• Возможность подписания исходящих документов в мобильном приложении при условии наличия облачной усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) у подписывающего лица
• Автоматическая загрузка входящих документов непосредственно в СЭД, поступивших в НИУ ВШЭ по МЭДО
• Автоматическая выгрузка исходящих документов из СЭД в МЭДО, с последующим поступлением всех необходимых отметок и уведомлений в карточку документа (о доставке, регистрации, отказе в регистрации и т.д.)
• Реализация функционала для МЭДО, в том числе и для филиалов НИУ ВШЭ

Ссылка на новость о подключении к МЭДО на сайте НИУ ВШЭ